Riduci costi e inefficienze di stampa con le stampanti multifunzione Kyocera

Stampare grandi quantità di documenti aumenta i costi aziendali e spesso le aziende si rendono conto che è ora di diminuire i costi. Ad influire sulla mole dei documenti stampati ci sono: contratti, fatture, report, comunicazioni interne e altri documenti che ogni giorno gravano sulle stampanti aziendali. Apparentemente il processo sembra nella norma: si stampa, si archivia, si spedisce, tuttavia questo continuo flusso nasconde il problema che passa inosservato fino a quando i numeri sul bilancio parlano chiaro.

Infatti, i costi che crescono incontrollati sono pericolosi: tra toner che finiscono in anticipo e costi che crescono senza controllo, manutenzioni continue che rallentano i processi. E poi, consumi energetici sempre più alti e nessuna visione d’insieme su quante risorse stiamo realmente investendo nella gestione del parco stampanti.

Se ti riconosci in questa situazione, probabilmente ti stai già chiedendo se esiste un modo per semplificare tutto questo e riportare i costi sotto controllo. La risposta arriva da chi, da anni, progetta soluzioni pensate per aziende che stampano tanto e che vogliono farlo in modo efficiente: le stampanti multifunzione Kyocera.

Stampanti multifunzione Kyocera: la soluzione per chi stampa tanto e vuole risparmiare

Una delle problematiche più diffuse, tra le aziende di ogni settore riguarda i costi di stampa. Infatti, spesso sono distribuiti in voci differenti: carta, toner, assistenza, assistenza, energia e perfino la gestione dei dispositivi. Visti in maniera separata possono sembrare importi bassi e di facile gestione ma se si fa un rapido calcolo di somma ci si accorge subito che il budget dedicato alla stampa è tutt’altro che irrilevante.

In questo preciso quadro entra in gioco uno dei punti cardine del brand Kyocera: l’ecosostenibilità. Infatti, Kyocera ha progettato una tecnologia in grado di ridurre ogni singolo costo. Si tratta d ECOSYS, i dispositivi Kyocera utilizzano tamburi a lunga durata e necessitano di pochissimi ricambi. Ciò si traduce in maniera immediata in:

Diminuzione degli sprechi e quindi di materiali di consumo
Un costo per pagina che è tra i più bassi sul mercato
Un risparmio tangibile nel medio e lungo periodo

In altre parole, le aziende che adottano ECOSYS di Kyocera stampano molto ma spendono meno, sapendo sempre con certezza quanto è costata ogni singola pagina.

Massima affidabilità: zero interruzioni

Un’altra problematica diffusa è senza dubbio il cosiddetto “fermo macchina“. Infatti, anche solo a causa di un banale guasto, un componente usurato o una stampante che va in blocco può rallentare il lavoro di interi reparti. Kyocera ha costruito la propria reputazione puntando proprio su affidabilità e robustezza.

I materiali di elevata qualità e soprattutto la progettazione intelligente assicurano che le stampanti multifunzioni Kyocera siano pronte a garantire la massima efficienza durante la stampa di ingenti volumi di carichi di lavoro. Ciò signifca:

Meno chiamate all’assistenza tecnica
Meno sostituzioni improvvise di parti
Più continuità nel lavoro quotidiano

Tutti coloro che stampano grandi quantità di documenti non possono permettersi delle interruzioni. Kyocera lo sa bene e infatti ha progettato i suoi dispositivi per le persone che non vogliono perdere tempo (e anche denaro!) dietro alla manutenzione.

La gestione controllata e centralizzata

Una questione che spesso si tende a sottovalutare è il controllo del parco stampanti. Infatti, in molte aziende, soprattutto se esse sono strutturate in più sedi o dipartimenti, diventa più difficile intercettare il controllo del parco stampanti: per sapere chi ha lanciato la stampa, quali sono i documenti che si stanno stampando e quanto si sta consumando e questo può diventare un problema serio.

Kyocera è in grado di risolvere anche questa criticità, con soluzioni che permettono la gestione dell’intero parco stampanti in modo totalmente centralizzato.

Infatti, attraverso interfacce intuitive è possibile:

il monitoraggio in tempo reale di ogni dispositivo
la ricezione di report approfonditi di stampa
l’impostazione di regole ah hoc per l’ottimizzazione dei consumi (un tipico esempio è costituito da: stampa fronte/retro obbligatoria, bianco e nero di default)

In altre parole, un’azienda può ottenere finalmente il pieno controllo, senza sorprese e con dati concreti alla mano.

La stampa sostenibilie: la massima attenzione all'ambiente

Oggi giorno ogni aziende deve confrontarsi anche con il valore molto importante della sostenibiltà. Infatti, chi stampa molti documenti non può ignorare l’impatto ambientale di tone e carta che vengono consumati ogni mese. Per provvedere anche a questo aspetto specifico, Kyocera ha fatto delle scelte precise.

Le stampanti multifunzione a brand Kyocera utilizzano componenti a lunga durata, diminuendo in maniera drastica la quantità dei rifiuti. Il consumo energetico è ottimizzato sia quando la macchina è in stampa, sia quando la macchina è in stand-by. I dispositivi Kyocera rispettano le principali certificazioni ambientali e soprattutto internazionali.

La stampa ingente non deve infatti per forza tradursi con un impatto negativo sull’ambiente circostante. L’importante è fare la scelta giusta e prediligere le tecnologie che salvaguardano il pianeta.

Come un’azienda può ridurre i costi del 30% con Kyocera

Per dare una maggiore rilevanza di quanto hai letto finora, poniamo il caso di un’azienda con un’esperienza rilevante.

Un’azienda media, operante nel settore logistico, con più di 100.000 pagine stampate al mese, si trova a dover fronteggiare:

Costi che aumentavano sempre più: tra toner e manutenzione
Stampanti che richiedevano assistenza costante
Nessun sistema di monitoraggio centralizzato

La soluzione? Senza dubbio è stata quella di affidarsi alle multifunzione Kyocera ECOSYS.

Dopo solo un anno, i risultati sono stati lampanti e soprattutto concreti:

l’azienda ha visto una riduzione del 30% dei costi totali di stampa
l’eliminazione (quasi totale) delle interruzioni per manutenzione straordinaria
l’accesso al controllo completo dei volumi di stampa per ogni singolo reparto

Un semplice cambio di tecnologia ha avuto un impatto diretto e misurabile sull’efficienza aziendale.

Kyocera e gestione documentale

Sebbene molte aziende siano ancora radicate a lavorare con i documenti in cartaceo, sempre più organizzazioni stanno valutando un’evoluzione verso la gestione dei documenti in digitale, attraverso sistemi di Gestione Documentale, come DocuWare.

Infatti, proprio per coloro che desiderano integrare le stampanti multifunzioni Kyocera in un flusso di lavoro più automatizzato e digitale, in grado di snellire le procedure, la soluzione è la scelta di un DMS come DocuWare, che può rappresentare un binomio vincente. Infatti, potrai:

Digitalizzare in modo facile e veloce i documenti stampati
Organizzare e archiviare in modo sicuro i documenti
Ridurre ulteriormente il volume di stampa che non è necessario

Questa precisa scelta permette di unire l’efficienza della stampa a un sistema documentale che sia moderno e soprattutto garantisca alti standard di conformità alle normative vigenti.

Ogni azienda ha le sue esigenze

Ciò che sappiamo è che ogni azienda è unica. Ci sono realtà aziendali che lavorano su più sedi, chi gestisce volumi di stampa altissimi solo in alcuni periodi specifici dell’anno e chi ha necessità di mantenere un determinato livello di sicurezza sui documenti stampati. Ecco perché non esiste una soluzione standard che sia valida per tutti. Le stampanti Kyocera offrono un’ampia gamma di configurazioni e funzionalità, pertanto molto spesso la soluzione migliore è quella di confrontarsi con degli esperti, come i nostri, per farsi aiutare e consigliare alla stampante multifunzione più adeguata alle esigenze della tua azienda.

Anche una piccola personalizzazione può aiutare ad ottenere il massimo risparmio e soprattutto il controllo completo.

Scopri come effettuare un'analisi e ottimizzare le risorse

Un aspetto importante, che molto spesso le aziende sottovalutano, è quanto sia semplice capire fin dal principio quanto si possa risparmiare. Infatti, basta un’analisi iniziale che si basi su dati reali di stampa per avere un dato concreto e chiaro dei costi attuali e soprattutto di quanto potrebbero riduresi tramite l’adozione di multifunzioni efficienti. Kyocera in primis è attenta al consumo e al monitoraggio degli stessi. Qualora diminuire la quantità dei documenti stampati per un’azienda non fosse possibile, l’alternativa che Kyocera offre è stampare meglio, in maniera più responsabile e ottimizzata.

Più tempo per il tuo business

Spesso viene trascurato un aspetto fondamentale quando si parla di stampa aziendale ed è: il tempo che il personale dedica alla gestione dei dispositivi, come ad esempio il cambio toner, risolvere i piccoli blocchi oppure contattare l’assistenza. Queste sono tutte attività che sommate nell’arco di settimane ma anche di mesi, sottraggono ore preziose al vero core business della tua azienda.

Le stampanti multifunzioni Kyocera, con la loro affidabilità e semplicità di utilizzo, permettono di ridurre queste perdite di tempo. Infatti, meno interventi di tipo manuale si traducono in meno complicazioni tecniche e in una maggiore fluidità all’interno dei processi quotidiani. Un vantaggio che non si legge solo con i numeri ma anche nella quotidianità di chi lavoro ogni giorno con questi strumenti.

La sicurezza dei documenti stampati

In un’epoca in cui la protezione dei dati è una priorità assoluta, anche la stampa può diventare un punto critico. Documenti lasciati incustoditi sui vassoi delle stampanti, informazioni riservate accessibili a chiunque si trovi nei pressi del dispositivo… sono rischi reali che ogni azienda dovrebbe considerare. Le stampanti multifunzioni Kyocera integrano soluzioni pensate proprio per garantire la massima sicurezza. Funzioni come la stampa protetta con PIN, l’autenticazione degli utenti e la cancellazione sicura dei dati memorizzati sul dispositivo permettono di avere sempre il pieno controllo su chi stampa e quali documenti. Un altro vantaggio che consente di rispettare le normative sulla privacy e di tutelare le informazioni che sono dati sensibili aziendali.

In conclusione

In conclusione, stampare grandi volumi di documenti non deve significare sostenere costi elevati, inefficienze e sprechi. Le stampanti multifunzione Kyocera dimostrano che è possibile mantenere un’alta produttività, risparmiare sui costi ed avere sempre sotto controllo ogni aspetto di gestione della stampa.

Qualora la tua azienda sia in cerca di un modo che le permetta l’ottimizzazione dei costi di stampa aziendale e un concreto miglioramento nell’efficienza, è il momento di considerare una soluzione concreta e affidabile: le stampanti multifunzioni Kyocera.

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