CASO STUDIO
La problematica da risolvere
La società Haribo, con più di 7.000 dipendenti in oltre 16 paesi nel mondo, si occupa da oltre 100 anni della produzione di caramelle gommose. Con l’evolversi dei tempi e del mercato è stato necessario mantenersi al passo con la concorrenza per continuare a lavorare in maniera efficiente e non perdere competitività. I documenti presenti in azienda che avevano necessità di circolare tra le diverse sedi stavano diventando troppi e si era reso necessario che tutta la corrispondenza, le fatture, le bolle di consegna, le conferme d’ordine e i registri delle buste paga venisse acquisito centralmente per poi essere messo a disposizione degli utenti autorizzati.
Gli obiettivi dell'azienda
L’obiettivo di Haribo era quello di:
- Consentire un accesso flessibile ed efficiente alle informazioni
- Migliorare e standardizzare i flussi di lavoro esistenti
- Integrare il sistema ERP con un sistema di gestione documentale per ottenere la massima accessibilità dei documenti
I risultati ottenuti con DocuWare
DocuWare è stato adottato da ogni reparto aziendale: logistica, sviluppo prodotti, acquisti, amministrazione, controllo qualità e risorse umane. Questo è stato possibile grazie all’integrazione con il vecchio sistema che ha permesso di trasferire ed avere fin da subito disponibili tutti i documenti contenuti nel vecchio software.
Grazie all’adozione di DocuWare tutti i dati di massa generati dall’ERP vengono automaticamente archiviati grazie all’integrazione diretta mentre i documenti cartacei vengono dapprima acquisiti tramite scansione e, dopo l’aggiunta di un codice a barre identificativo, archiviati automaticamente. Questo ha permesso ai dipendenti di risparmiare notevoli ore di lavoro che prima venivano spese nella ricerca di informazioni e documenti, ma possono recuperare tutti i dati necessari semplicemente attraverso un clic dalla loro scrivania.
“Il nostro sistema di gestione dei documenti era ormai al limite: con DocuWare abbiamo trovato la flessibilità che desideravamo. Ci ha permesso di cambiare facilmente il nostro flusso di lavoro e di semplificare le attività dei nostri dipendenti."
Justin Fehrman
Chief Financial Officer