Grazie alla tecnologia DocuWare IDP (Intelligent Document Processing) di DocuWare, il software per la Gestione Documentale digitalizzata, gli utenti possono digitalizzare e automatizzare la propria casella di posta elettronica. Tale processo porterà dei vantaggi essenziali, come ad esempio: la riduzione delle attività manuali e dei conseguenti possibili errori, proprio grazie all‘intelligenza artificiale (IA), che libererà le risorse dei dipendenti per fare spazio ad attività con valore aggiunto. In questo articolo andremo ad esplorare le modalità in cui gli utenti potranno automatizzare la propria casella di posta elettronica proprio grazie alla tecnologia DocuWare IDP.
DocuWare IDP: come automatizzare la casella di posta elettronica
I documenti cartacei non costituiranno più perdite di tempo
Sebbene il fenomeno della digitalizzazione sia in crescita, le aziende continuano a ricevere quantità elevate di posta cartacea. Ne sono un esempio: contratti, bolle di consegna, fatture, ordini e richieste da parte dei clienti. Grazie a DocuWare IDP, tali documenti possono essere classificati e letti in maniera del tutto automatica. Infatti, in base ai risultati, vengono avviati i workflow appropriati e i documenti vengono assegnati all’utente che ne ha la responsabilità.
Così facendo, il lavoro di tipo manuale viene ridotto alla semplice apertura della corrispondenza. Come funziona?
Fase 1: La scansione e la separazione
Attraverso una prima fase, i documenti devono essere scansionati e separati. Basterà inserire tutta la posta in un’unica pila ed avviare la scansione. La tecnologia DocuWare IDP separerà in modo affidabile la pila, in singoli documenti grazie alla funzione detta “Splitting“.
In alternativa, si può continuare a utilizzare i fogli di separazione o adesivi con codici a barre per dividere i documenti tramite una scansione batch, proprio come avveniva prima dell’avvento della tecnologia IDP.
Fase 2: La classificazione dei documenti
DocuWare IDP assegna i documenti alle categorie appropriate secondo il contenuto, le proprietà oppure le caratteristiche. Si possono utilizzare le categorie predefinite di documenti oppure si possono creare categorie in base alle proprie esigenze, creando nuove classificazioni di categoria.
Fase 3: L'estrazione del contenuto del documento
Il sistema di DocuWare IDP consente l’estrazione delle informazioni rilevanti dai documenti, in base al riconoscimento di categoria. Per i contratti, la tecnologia estrae: il partner contrattutale, il termine, il periodo di preavviso, mentre per le fatture: le voci, gli importi e i termini di pagamento.
Il processo di estrazione dà risultati accurati, anche in situazioni difficili, quando il semplice OCR o l’indicizzazione intelligente raggiungono i propri limiti.
Tra questi:
- Documenti che risultano sporchi o sgualciti
- Tabelle complesse
- Documenti strutturati in maniera differente, come possono esserlo i contratti
- Documenti scritti a mano, come i moduli cartacei.
Passo 4: L'attivazione del processo appropriato per il documento
Il software DocuWare attiva il processo per ogni documento, in base alla tipologia e al contenuto estratto (tutte le informazioni vengono trasferite a DocuWare sotto forma di valori indice). Anche le fatture vengono inoltrate al reparto contabilità, dove inizia il flusso di lavoro per l’approvazione, mentre i contratti venogno trasferiti direttamente al reparto specifico che ne detiene la competenza e all’ufficio legale per la revisione. La posta semplice invece viene visualizzata dal destinatario in un elenco di posta in arrivo di DocuWare.
Per la posta elettronica
DocuWare IDP è in grado di automatizzare anche l’elaborazione di tutta la posta in arrivo ricevuta elettroniamente a un indirizzo generico, come può essere quello info@… Invece di eseguire la scansione che di solito avviene durante la Fase 1, viene monitorata la casella di posta designata e tutte le mail con i relativi allegati venogno importate in modo automatico in DocuWare. Invece, le fasi 2 e 4 rimangono invariate.
In conclusione
DocuWare offre tante possibilità che le consentono di poter essere una soluzione completa per la Gestione Documentale digitalizzata. Solo grazie alle sue funzionalità, offre alle aziende l’opportunità di ottimizzare le risorse, quali: tempo, denaro e riesce a garantire l’ottimizzazione del lavoro, anche quando si tratta di operazioni semplici come l’organizzazione e la gestione della casella postale elettronica.
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