Ti piacerebbe aver automatizzato l’elaborazione delle fatture? Non è magia, è DocuWare, il software per la Gestione Documentale Digitale. Riduzione degli errori, risparmio di tempo e pagamenti veloci non sono un miraggio, grazie al Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) delle fatture, che è potenziato dall‘intelligenza artificiale. Si tratta infatti di uno strumento in grado di migliorare e velocizzare l’elaborazione delle fatture, elidendo le attività manuali di routine e modernizzando il consueto flusso di lavoro della contabilità dei fornitori in poco tempo.
Cos'è la tecnologia OCR applicata alle fatture?
Che cosa significa esattamente fattura OCR?
Il riconoscimento ottico dei caratteri è in grado di estrarre automaticamente il testo dalle fatture, cartacee o in formato digitale. Inoltre, riesce a rendere il testo leggibile, e a classificare, archiviare e inserire un documento all’interno di un flusso di lavoro. Il software OCR standard per le fatture elabora solo i dati strutturati che hanno un formato di tipo standard. Ma quali sono i dati strutturati? Per esempio: i file Excel, i fogli di presenza e le bollette. Inoltre, ha difficoltà a decifrare il testo scritto a mano e utilizza codici a barre o pagine di separazione per suddividere i lotti di documenti in file separati.
L’IDP (Intelligent Document Processing) è in grado di apportare migliorie. L’IDP combina l’uso dell’intelligenza artificiale (AI) e l’apprendimento automatico (ML) che, insieme consentono all’OCR delle fatture di comprendere, valutare e rispondere alle informazioni contenute nei documenti. IDP è in grado di elaborare anche dati non strutturati, come post sui social media, e-mail e informazioni in formati complessi.
L’OCR delle fatture permette di ripensare l’intera operazione di fatturazione, dando la possibilità di impostare processi migliori e ottimizzando al meglio l’accuratezza all’integrazione di workflow automatizzati.
Fatture: elaborazione manuale o automatizzata?
Molte aziende preferiscono utilizzare il metodo manuale di elaborazione delle fatture. Quali sono i vantaggi del metodo automatizzato?
Con un processo manuale, l’operatore ogni mese è obbligato a trascorrere diverso tempo per l’inserimento dei dati delle fatture.
Con l’implementazione della soluzione OCR per fatture guidata dall’intelligenza artificiale che acquisisce i dati delle fatture e li convalida in pochi secondi, instrada le fatture per l’approvazione e invia promemoria via e-mail a chi non ha ancora agito. In questo modo i pagamenti hanno un’elaborazione più rapida, gli errori sono ridotti, in questo modo può concentrarsi su attività di tipo strategico.
Soluzioni di elaborazione delle fatture OCR
L’elaborazione delle fatture OCR elimina molte difficoltà a cui ci ha abituato la gestione delle fatture in vecchio stile. Di seguito alcuni esempi, che danno l’idea della differenza tra i due sistemi.
In breve
- Eliminazione dell’inserimento manuale dei dati: riduce il tempo e l’impegno che servono per inserire i dettagli delle fatture ed estrarle.
- Riduzione al minimo degli errori: migliora l’accuratezza dell’estrazione dei dati delle fatture, riducendo i costosi errori.
- Accelerazione dei tempi di elaborazione: automatizzazione dell’acquisizione e dell’instradamento delle fatture, con velocizzazione di approvazione e pagamenti.
- Miglioramente della conformità: aiuta a garantire la conformità alle norme grazie all’archiviazione sicura delle fatture digitali e al mantenimento delle tracce di controllo.
- Maggiore scalabilità: permette la crescita aziendale senza dover assumere nuove risorse.
Come avviene un tipico processo di contabilità passiva che sfrutta l'OCR?
1. Acquisizione delle fatture
Le fatture vengono inserite nel sistema in formato digitale o su documenti cartacei scansionati. Quando la tecnologia OCR legge un documento scansionato, corregge eventuali distorsioni come lettere spezzate, ritaglia il testo non necessario ed è in grado di regolare la luminosità per ottenere una maggiore precisione. Tale fase è basilare quando si tratta di scansioni di bassa qualità, fatture scritte di pugno o documenti sbiaditi.
2. Riconoscimento ed estrazione dati
L’OCR identifica i dati essenziali delle fatture, come per esempio: nomi dei fornitori, numeri di fattura, date di emissione, termini di pagamento, voci, aliquote di tipo fiscale e totali. Il software riesce a tracciare i dati estratti all’interno di campi specifici e garantisce che abbiano una struttura adeguata prima di essere incorporati all’interno di un workflow.
3. La convalida delle informazioni
I dati estratti dalle fatture vengono incrociati con gli ordini d’acquisto (PO) e i file dei fornitori e gli storici dei pagamenti. In questo modo, il sistema segnala eventuali incongruenze tra cui: totali non corrispondenti, duplicati di fattura o voci che mancano. In questo modo si evitano errori che possono costare caro, molto prima che esse vengano approvate per il pagamento.
4. Esportazione dati
Una volta che la convalida è stata completata. La fattura che è stata precedentemente classificata utilizzando i dati estratti può dare seguito a un workflow automatico.
5. Archiviare per la conformità
L’archiviazione vera e propria è in carico al DMS (sistema di gestione dei documenti). Con un DMS, ogni fattura viene archiviata in sicurezza, viene indicizzata tramite metadati come: nome del fornitore, data, importo e viene resa ricercabile immediatamente. Combinato all’IDP ciò garantisce che i documenti siano facili da trovare e al contempo conformi alle normative GDPR, SOX e fiscali grazie: all’archiviazione sicura, all’accesso autorizzato e alle regole di conservazione automatizzate.
I vantaggi sull'OCR delle fatture
Nonostante i vantaggi dell’adozione dell’OCR siano comprovati e numerosi, molte aziende fanno ancora fatica ad adottare questa tecnologia per l’elaborazione delle fatture a causa di credenze che ormai sono superate. Il moderno OCR, grazie all’AI si è evoluto significativamente negli ultimi anni.
Pro dell'automazione della contabilità fornitori
L’OCR con AI trasforma i workflow della contabilità fornitori automatizzando l’estrazione dei dati, la convalida e l’instradamento delle approvazioni. Eliminando la maggior parte dei punti di contatto manuali, è possibile ridurre gli errori, accelerare i tempi di elaborazione, tagliare i costi, semplificando così la conformità.
Riduzione degli errori
Alcuni studi hanno riportato che ben il 63% delle aziende riscontra meno problematiche di fatturazione dopo aver automatizzato i processi AP (Accounts Payable). Infatti, l’eliminazione delle necessità date dall’inserimento automatico riduce l’errore umano, assicurando che le fatture vengano elaborate con con precisione. In tal modo si riducono le incongruenze che portano a lunghe correzioni, controversie con i fornitori e possibili ritardi nei pagamenti.
Tempi più corti
L’OCR è in grado di accorciare molto il ciclo di vita delle fatture, dalla ricezione alla conseguente approvazione fino al pagamento, automatizzando l’acquisizione, la convalida e l’instradamento dei dati. Ciò consente approvazioni più rapide e minori spese di mora, con un miglioramento delle previsioni finanziarie.
Il risparmio sui costi
Le aziende possono risparmiare diversi milioni di euro semplicemente automatizzando i flussi di fatture e gli ordini di acquisto. Infatti, la diminuzione del ricorso all’elaborazione manuale permette alle aziende il taglio di costi operativi inutili, dando la possibilità alle risorse di occuparsi di iniziative strategiche. Grazie alla riduzione generale dei costi, si ha un decremento dei costi generali e una maggiore e comprovata efficienza, misurabili in risparmi.
Miglioramento delle relazioni
Grazie ad approvazioni più rapide e pagamenti più tempestivi, si va in contro ad una migliorata fiducia verso i fornitori e il potere negoziale. Infatti, l’OCR è in grado di aiutare i fornitori a ricevere pagamenti in maniera rapida, creando condizioni migliori e partnership commerciali statisticamente più solide.
Maggiore conformità dei dati
L’OCR con AI integrata, consente il miglioramento della coerenza dei dati, riducendo al minimo i rischi di conformità e le sfide di revisione. Proprio grazie alla registrazione automatizzata, le aziende tracciano facilmente transazioni e migliorano la conformità alle norme.
Come automatizzare completamente i processi con l'OCR delle fatture in pochi step
Trasformare i flussi di lavoro della contabilità fornitori con l’OCR AI necessita di un approcci strutturati per l’implementazione di successo e la massima efficienza.
Panoramica attuale dei flussi di lavoro
Prima di provvedere all’implementazione dell’OCR, bisogna valutare i processi AP esistenti per identificare eventuali punti deboli o colli di bottiglia. Questo tipo di valutazione comprende: l‘esame dei metodi di acquisizione delle fatture, l’inserimento manuale dei dati, i ritardi per la convalida e i tempi lunghi nell’approvazione. Capire dove vengono utilizzati oggi tempo e risorse sarà sicuramente utile a individuare le aree in cui l’automazione può avere il massimo impatto.
La giusta soluzione OCR
Ogni azienda dovrebbe cercare un software OCR che abbia la caratteristica di essere scalabile, dotato di AI, che utilizzi l’apprendimento automatico, al fine di avere un continuo miglioramento. Tra i fattori da tenere in considerazione vi sono: accuratezza, supporto di vari formati, facilità d’integrazione, capacità di semplificare la gestione delle conformità alle normative di settore.
Integrazione ai sistemi finanziari
La semplice integrazione ai sistemi ERP, di contabilità e di automazione dei pagamenti è essenziale per ottenere un’elaborazione delle fatture end-to-end di riferimento. Infatti, una soluzione OCR che è ben integrata condivide i dati delle fatture estratte con i sistemi contabili, abbina le fatture agli ordini di acquisto e consente l’attivazione del processo di approvazione senza alcun tipo di intervento manuale.
Formazione e messa a punto
L’OCR con AI migliora nel tempo, però richiede un addestramento iniziale riguardo ai modelli di intelligenza artificiale, utili a perfezionare la sua precisione. È assolutamente necessario collaborare con il team AP per definire gli elementi chiave delle fatture e le regole di convalida. Man mano che il sistema elabora un numero sempre maggiore di fatture, gli algoritmi di apprendimento automatico riescono a migliorare in modo continuativo l’estrazione e la convalida dei dati, riducendo al minimo la necessità di correzioni.
Monitorare le performance
L’automazione dell’elaborazione delle fatture costituisce un processo di ottimizzazione continuo. Bisognerebbe utilizzare tutti gli strumenti di analisi e di reporting, che si hanno a disposizione per monitorare i tempi di elaborazione, i tassi di errore e i ritardi di approvazione. Soprattutto: effettuare verifiche regolari aiuteranno a identificare i potenziali miglioramenti, assicurando un continuo aumento dell’efficienza e adattandosi in questo modo alle esigenze di elaborazione delle fatture in continua evoluzione.
In conclusione
L’OCR con intelligenza artificiale trasforma i flussi di lavoro della contabilità fornitori automatizzando l’estrazione, la convalida e l’approvazione dei dati, eliminando i ritardi e riducendo gli errori. Grazie a un’elaborazione più rapida e a un’integrazione perfetta, le aziende che utilizzano l’OCR miglioreranno il flusso di cassa, la conformità e, in ultima analisi, le relazioni con i fornitori.
È il momento di abbandonare i metodi obsoleti e di abbracciare l’automazione intelligente. Il futuro dell’elaborazione delle fatture è più veloce, più intelligente e completamente ottimizzato, consentendo al team AP di concentrarsi sulla strategia anziché sulle scartoffie.
Se siete curiosi e volete saperne di più, potete scoprire come semplificare la gestione delle fatture, semplicemente utilizzando l’elaborazione intelligente dei documenti. Se preferite parlare direttamente con uno dei nostri esperti di digitalizzazione su come il vostro team può affrontare al meglio queste sfide, non esitate a contattarci.
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